对于培训学校而言，数据的安全与高效管理至关重要。群晖NAS提供了一整套解决方案，帮助学校提升运营效率，摆脱数据丢失的烦恼。通过集成的备份与同步功能，教师和管理人员可以轻松访问、共享和保护重要的教学资料、学生信息和财务记录。本文将探讨群晖NAS如何为培训学校提供数据安全和管理的最佳实践，助力学校在数字化时代更好地运营和发展。
用户背景
天津市某培训学校的李先生，是该校学历部的负责人，负责部门的整体运营。此次希望借助群晖来解决的主要就是该校学历部的教务工作中遇到的文件散乱、备份等问题。
面对的挑战
李先生所在的学校目前在籍生共有 1 万余人，且每年新生生源量为 3500 人左右，这不免带来大量的教务工作。教务工作中涉及繁杂的表格、学生作业、学籍资料等数据。不但内容众多，还需要进行备份和协同编辑。
在之前，这些数据会由各个分管的教务主任进行管理，教师间的协作也主要依赖微信文件的收发。在文件整理并完成归档后，则存储在教务主任个人的本地硬盘中。让李先生萌生为学历部改良存储、共享方案的是一次停电。在 2023 年 5 月，学校所在区域遭遇了一次突然停电，此次事故导致其中一位教务主任的电脑故障，硬盘也因此损坏，无法读取。此时临近毕业，这位教导主任的硬盘中存放着大量毕业生的答辩视频，为了恢复其中的数据，李先生也花费大量的时间、金钱和精力。
解决方案
在了解到李先生所在部门数据丢失的惨痛经历以及困扰后，群晖提供了 DS923+ 以及硬盘，李先生凭借在家中使用群晖的经验以及对部门的工作的熟悉，十分高效地完成了部署与设置。
集中存储，高效读取
完成部署后，李先生为部门中需要处理教务工作的老师都开设了账号，并将 DS923+ 通过文件协议挂载至他们个人的工作电脑中，要求各位老师将自己所负责的学生资料、答辩视频等数据统一存进 DS923+ 的指定文件夹中，一举解决了如上文提到文件散乱问题。并且由于依托于本地网络传输，老师在读取或使用文件时，也并未感觉到差别，在不降低效率的基础上，让数据成功“上云”。
权限分管，避免误操作此外，李先生还为每位老师的账户赋予了工作内的权限，只能查看或操作权限内的数据。这样既可以更好地保护每位学生的隐私数据，也能避免一些老师因为不熟悉电脑而造成误删误改等误操作。
远程访问，协同办公对于整个部门效率提升最大的是在工作中引入了 Synology Drive。教务工作中，众多的表格往往不是由一位老师单独完成的， 用 Drive 在现在表格进行协同办公，让有权限的老师都能同时做一张表格或者文档，免去了收发文件的麻烦，也更利于文件版本的统一。而 Drive 的另一大优势就是让远程办公成为了可能，解决了以往老师外出或回家时编辑文件，只能使用 U 盘来回拷贝的麻烦，并且还能直接使用手机完成编辑，大幅提升便利性。
定时快照，高效备份在完成上述部署后，李先生还使用了群晖的快照功能，每天下班后定时给重点文件夹进行快照，防备勒索病毒以及误删误改等特殊情况。为了防止之前数据丢失的惨剧再次发生，李先生还借助群晖的 Active Backup for Business 定时将教务主任电脑中的重要数据自动备份至 NAS 中。
成果
- 使用群晖 NAS 后，相较于以前，部门的协同办公效率提高了 2 倍以上。如安排课表的工作，以往是每位教务老师安排自己负责的版块后的再汇总，需要两天以上时间。使用群晖在线协同后，老师们只需要在一张表格上进行排课安排，所见即所得，一天即可完成，大大提高了排课效率。
- 减少数据重复率，节约存储空间。由于学生的答辩视频是分阶段的，每位老师本地电脑存放的学生答辩内容会发生重复，浪费了硬盘空间。使用群晖后，老师们统一把答辩视频存放在指定目录文件下，可以观看同一份视频，较之前节省了本地电脑 30% 的磁盘。
- 提升备份效率，减少时间、精力支出。在没有群晖前，备份教务老师的电脑时需要一台一台手动操作（共 13 台），消耗时间至少一天。群晖自动化备份，不但提高了备份的频率也大幅降低了运维工作量。
