共享、备份、文件同步……看似简单的协作功能，但对于异地多站点架构的企业来说，怎样打通文件传输每个环节，就算再远的距离，也可以实现实时的跨平台、跨设备共享，这是包括连锁、集团型企业所面临的提升业务效能的核心问题。
集团有限公司成立于 1988 年，主要从事智能家电业务、智能系统技术业务、新能源业务、现代服务业及其他业务等四大业务。位列“2023 中国企业 500 强”第 425 位，2023 年《财富》中国 500 强第 287 位。该公司彩电、数字机顶盒等终端产品畅销国内外，市场占有率高；智能电视应用系统不断更新迭代，激活用户数达 2 亿户。集团有员工 3 万余名，在全球拥有 17 个工业园区和生产基地，11 所研发中心，海外营销机构覆盖亚洲、欧洲、美洲、非洲、大洋洲全球市场，产品远销 120 多个国家和地区。
面临的挑战
集团品牌管理部不断产出大量视频、平面素材，原先使用传统存储方式，保存在每台设计师电脑上和移动硬盘里，占用电脑存储空间，而且较难管理多个移动硬盘。每当遇到需要使用同一个素材时，只能通过移动硬盘逐个拷贝到员工电脑上，速度慢、效率低，硬盘多次插拔也存在损坏风险。集团在全国各地的都有分公司，所有素材都需要定期下发，亟需构建一套集中存储、跨设备、跨地域的高效共享方案，打破数据孤岛，提升团队协作效率。
解决方案
轻松搭建部门素材资源库
集团的刘经理介绍道：“集团规模大、产品线多、业务发展迅速，尤其是大促期间，都会产出大量的宣传视频、品牌平面图，面对每年几十个 T 的数据增长量，我们只能不断增加移动硬盘数量来保存，难以管理不说，存取分散的素材效率又很低，只能通过移动硬盘逐个拷贝到各个电脑上。” 集团借助群晖搭建统一的部门素材库，轻松解决数据分散、存储难题，集中保存所有视频、平面素材，并且为各个部门小组创建了各自的小组文件夹，提升数据管理的有序性与效率。
品牌部门的员工都需要对项目素材和工程文件进行大量访问、编辑和协作，通过 SMB 协议将群晖上的共享文件夹映射到员工电脑本地后，员工都可以快速定位到所在组的文件，无需在数个移动硬盘或是机械硬盘中翻找所需素材，省去多次拷贝所耗费的时间和人力。员工也可以直接在剪辑软件中，调取群晖 NAS 中的视频素材进行剪辑，释放电脑本地空间，提升在线剪辑效率。
构建对内、对外共享高速公路
集团在全国各地有多个办公地点，集团总部的品牌部门完成的视频、图片等物料，每月都会统一下发给所有分公司，原先是分享多个网盘链接，每位负责下载的员工都要单独购买网盘会员，在效率和成本方面都亟待改善。部署群晖后，总部通过 Synology Drive 企业网盘可以将所有设计文案、视频素材、设计图纸整合在一个团队文件夹中，总部每月在同一个团队文件夹里更新素材即可，分部员工则直接访问这个文件夹进行查看或者下载。刘经理感叹道：“有了群晖之后，分公司的同事不用再担心网盘链接漏发、过期，也不用支付多个账号的会员费用，实现降本增效。”
对外分享视频成片时，品牌部门的同事可以生成分享链接，并且根据文件用途、重要性等灵活设置密码和有效期，被分享的外部人员无需注册 NAS 账号即可查看和下载，有效规避了传统聊天工具传输中可能出现的画质压缩问题，同时也加强了分享过程的安全性与可控性。
权限管理和文件备份双管齐下
品牌部门内部有公关组、新媒体组、展会组、视频组、设计组等，根据小组划分权限，让每个小组只能访问自己组内的文件，有效防止未经授权的访问行为。而对于部门各小组都需要使用到的品牌向素材，再建立了一个单独的共享文件夹，为部门所有人都开启只读权限，各小组员工都可以按需访问和下载，同时也避免了误删素材。
与此同时，品牌部门有几位员工需要将公司负责人图文介绍、参会影像、文字记录等重要文件定时归档，刘经理在他们电脑上安装了 Synology Drive Client 客户端，为重要数据所在的文件夹创建了自动备份计划，设置了备份时间、频率后，备份就开始自动运行，将员工从手动归档的繁琐工作中解放出来，同时也有效避免了遗忘、遗漏的风险。
刘经理补充道：“群晖确实是一机多用，不仅帮我们解决了数据分散管理难、跨站点共享成本高的问题，还提供了权限管理、文件备份的功能，帮助我们预防素材丢失，而且群晖都是图形化界面，非常友好，设置也很简单，我只要进行勾选就能分配好权限或者设置好备份任务。”
